Sale konferencyjne – najlepsze obiekty konferencyjne do wynajęcia

Sale konferencyjne

Jako organizator spotkań biznesowych, edukacyjnych, czy szkoleniowych pewnie nie raz zastanawiasz się, jakie miejsce będzie najlepsze dla twoich gości. Oferta powierzchni konferencyjnych do wynajęcia jest bardzo bogata i czasem trudno zadecydować, która sala będzie odpowiednia. Decyzja o jej wyborze nie powinna być zbyć szybka i nieprzemyślana. To, na czym należy się skupić przede wszystkim jest lokalizacja. Ale dobre położenie wcale nie gwarantuje, że wybór będzie udany. Decydują o tym inne, równie ważne elementy, które dobrze jest dopasować do rodzaju spotkania.

Co oznacza „dobra lokalizacja”?

Po pierwsze należy skupić się na tym, jakiego rodzaju spotkanie organizujemy, na ile osób i skąd one przybędą – z kraju, czy z zagranicy. Z pozoru prosta kwestia może bardzo szybko stać się skomplikowana, gdy zaczniemy przyglądać się naszej sytuacji bardziej szczegółowo.

Podstawowym warunkiem dobrej lokalizacji jest łatwość, z jaką uczestnicy mogą dotrzeć do obiektu z salą konferencyjną. Łączy się to z dogodnymi trasami komunikacyjnymi, niezależnie od tego, czy spotkanie będzie miało charakter lokalny, krajowy, czy międzynarodowy. Najlepszym wyborem będą miasta z jak największą liczbą rodzajów transportu, czyli ze stacją kolejową i autobusową, lotniskiem oraz komunikacją miejską taką, jak tramwaje, które spóźniają się rzadziej od autobusów. Większe konferencje oczywiście najlepiej urządzać w aglomeracjach takich jak Warszawa, Gdańsk, Wrocław lub miastach położonych centralnie jak na przykład Łódź. Wówczas problem transportu w pewnym sensie rozwiązuje się, ponieważ niemal wszyscy znają te miejscowości i jest do nich łatwo dotrzeć nawet z najdalszego końca kraju. Należy tutaj dodać, że dla najważniejszych gości przejazd na miejsce spotkania powinien się opłacić.

Dobra komunikacja wiąże się nie tylko z dotarciem do budynku konferencji, ale również z tym, co jest w jego wnętrzu. Trzeba zwrócić uwagę na obecność wind czy podjazdów dla niepełnosprawnych oraz to, na którym piętrze znajdują się sale. Z pewnością parter ułatwiłby funkcjonowanie wielu gościom, zwłaszcza tym starszym lub chorym.

Na pewno na wielogodzinnej konferencji nie można pozostawić uczestników głodnych i spragnionych. Wypada więc zamówić z największą dbałością o detale catering z posiłkami różnego rodzaju – od potraw mięsnych po wegetariańskie. Organizacja noclegu dla gości jest równie ważna, co przygotowana dla nich oferta gastronomiczna, zwłaszcza, jeśli spotkanie będzie trwało dwa dni lub więcej. Najlepiej więc, by w przypadku większej konferencji restauracja i hotel znajdowały się w tym samym budynku lub w jego pobliżu. Istotny jest również sposób zorganizowania czasu wolnego dla uczestników, szczególnie, jeśli wykłady trwają dłużej niż dwa dni. Im większe miasto, tym większe możliwości spędzenia tych wartościowych wspólnych kilku godzin.

Ile pieniędzy przeznaczyć na organizację?

W Polsce wciąż gdzieniegdzie pokutuje przekonanie „zastaw się, a postaw się”. Ale czy rzeczywiście lokalne spotkanie biznesowe musi odbywać się w drogiej i prestiżowej sali konferencyjnej w stolicy? Z punktu widzenia zaproszonych gości taki ruch mógłby wyglądać nieco śmiesznie. W takim wypadku wydane pieniądze wcale by nie pomogły, a być może nawet zaszkodziły organizatorom. W pewnych kręgach społecznych funkcjonowaliby jako ci, którzy nie potrafią dopasować okazji do możliwości. Nie mówiąc już o tym, że mogliby ponieść straty finansowe.

Jak widać taka sytuacja nie jest zbyt komfortowa dla żadnej ze stron i najlepiej jest po prostu dostosować budżet do rangi spotkania. Im bardziej prestiżowa konferencja, tym wymaga większych nakładów pieniężnych.

Jakie udogodnienia w sali są najważniejsze?

Przechodzimy teraz do kwestii równie istotnej jak odpowiednia lokalizacja, a więc do wielkości sali i jej wyposażenia.

Ten pierwszy punkt powinien być oczywiście dopasowany do liczby uczestników eventu. Na spotkanie do 60 osób najlepsza będzie powierzchnia około 70 m2. Z kolei w przypadku, gdy zebranych będzie od 70 do 200 osób, komfortowych warunków dla nich dostarczyć może dopiero 150-200 m2. Zbyt mała lub za duża sala mogą powodować dyskomfort oraz zagubienie uczestników i sprawią, że nie będą potrafili skupić się na konferencji.

Dla wygody gości liczy się również aranżacja wnętrza. Na szkolenia lub wykład najlepszy będzie rozkład krzeseł i podestu przypominający ten znany z teatru, gdzie uwaga skierowana jest w jeden punkt – na prowadzącego i prelegentów. Taki układ zupełnie nie sprawdzi się jednak w przypadku spotkania biznesowego, na którym głównym punktem programu są negocjacje czy integracja uczestników, które wymagają większej aktywności. W takiej sytuacji najlepiej będzie zastosować rozkład krzeseł i stołów, jaki znamy ze szkoły lub uniwersytetu, a więc bardziej intymny niż poprzedni i zbliżający gości do siebie. Gdy spotkanie ma formę angażującej prezentacji, najlepszy układ to ten znany z korporacji, a więc duży stół pośrodku lub stoły ułożone w podkowę. Przy aranżacji tego typu należy pamiętać, by każdy uczestnik miał możliwość wygodnego prowadzenia notatek na papierze lub używania komputera albo tabletu.

Jeśli chodzi o te ostatnie, to wyposażenie techniczne sali ma niebagatelne znaczenie. Obecnie niemal wszystkie konferencje odbywają się z wykorzystaniem komputerów, multimediów i internetu. Najpopularniejsze są projektory do wyświetlania prezentacji, wskaźniki laserowe i profesjonalny sprzęt nagłośnieniowy. Czasami obiekty oferują również dostęp do telewizorów plazmowych oraz odtwarzaczy DVD lub Blu-ray. Dodatkowo sala powinna być wzbogacona w klimatyzację w lecie oraz system ogrzewania zimą. Na pewno dobra akustyka pomieszczenia zrobi wielką różnicę, gdy grupa uczestników będzie dość duża. Ułatwi to prelegentowi przemowę niezależnie od jej długości, czy przygotowanego przez niego tematu prezentacji.

Konferencja to wydarzenie, które musi być zaplanowane od A do Z, bardzo dokładnie i z dbałością o detale. W końcu bierzemy na siebie odpowiedzialność za często nawet 200 osób, które nierzadko przyjeżdżają z drugiego końca kraju lub nawet z zagranicy. By spełnić ich oczekiwania, ułatwić adaptację w nowym dla nich otoczeniu i przede wszystkim sprawić, by samo spotkanie obyło się bez większych wpadek, należy zadbać o odpowiednią lokalizację obiektu z pomieszczeniem konferencyjnym oraz o jej wyposażenie pod względem technicznym. Pamiętajmy, że dobra atmosfera zależy również od świetnej organizacji i że ta ostatnia to sztuka sama w sobie. Dobrze jest więc samemu dokształcać się w tym względzie i bywać na szkoleniach. Można wówczas upiec dwie pieczenie na jednym ogniu. Nauczyć się organizowania imprez w teorii, a także w praktyce, obserwując, jak zrobili to nasi potencjalni konkurenci.

Dowiedz się więcej na: http://www.miejscakonferencyjne.pl/