Obiekty konferencyjne – typy obiektów, wyposażenie, jak zorganizować konferencję

Organizacja konferencji z pozoru wydaje się czymś prostym. Często jednak zaplanowanie i przeprowadzenie chociażby kameralnego spotkania okazuje się sporym przedsięwzięciem.

Trzeba zaangażować mnóstwo sił i środków oraz skoordynować pracę wielu osób. Skala wydarzenia i jego charakter wpływa na czas, jaki poświęcimy na przygotowanie. Może to potrwać od kilku dni do nawet kilku miesięcy.

W pierwszej kolejności należy się zastanowić, co chcemy osiągnąć poprzez organizację konferencji, do kogo będzie ona skierowana, ile wyniesie liczba gości, jakie miejsce pasowałoby do grupy odbiorców, jaki byłby najdogodniejszy termin, w jaki sposób należałoby dotrzeć do potencjalnych uczestników, jakich prelegentów i współpracowników należałoby dobrać. Jasny przekaz i odpowiednia dystrybucja informacji o spotkaniu jest bardzo ważna, ponieważ do od tych elementów zależy, czy uda nam się zebrać zaplanowaną liczbę uczestników. Zawierając umowy z podwykonawcami oraz osobami, które będą występować podczas konferencji, należy zadbać o wymianę kompletnych informacji, dotyczących przemówień, działań, a także danych kontaktowych na wypadek nieprzewidzianych sytuacji.

Organizując takie wydarzenie nie można działać po omacku. Konieczne jest opracowanie scenariusza, harmonogramu i kosztorysu. Należy pamiętać, że scenariusz nie może być zbyt szczegółowy. Im bardziej rutynowe spotkanie, tym będzie prostszy. Zawarte w nim informacje w formie planu będą przydatne dla uczestników, współpracowników oraz przy określaniu kosztów. W tym miejscu warto podkreślić, że przy planowaniu budżetu warto zachować rezerwę na nagłe wydatki. Harmonogram nie obejmuje jedynie wydarzeń w dniu konferencji, ale elementy przygotowań niezbędne do przeprowadzenia podczas przygotowań, takie jak termin wysyłki zaproszeń, druk materiałów informacyjnych itp.

Lokalizacja jest niezwykle istotna. Powinna być wybrana w taki sposób, aby organizatorowi maksymalnie ułatwiała przeprowadzenie konferencji, nawiązywała do tematyki spotkania, natomiast gościom pozwalała na komfort i poczucie wagi wydarzenia. Nie bez znaczenia jest również uwzględnienie możliwości dojazdu różnymi środkami lokomocji oraz liczba miejsc parkingowych. Uniwersalność sali jest nie do przecenienia w przypadku nadmiernej liczby lub absencji uczestników, pozwalająca na zniwelowanie poczucia niedopasowania miejsca do grupy. Należy zadbać od adekwatny sprzęt audiowizualny i/lub upewnić się czy obiekt takim dysponuje. Nie do przecenienia jest personel zatrudniony w danym miejscu. To on tworzy odpowiedni klimat, dzięki któremu zaproszeni goście poczują się zauważeni i indywidualnie potraktowani, a organizatorzy będą mieli poczucie wsparcia w momentach stresowych, które zawsze towarzyszą podobnym przedsięwzięciom.

Miejsce spotkania koniecznie należy dostosować zarówno do tematyki, jak i upodobań oraz oczekiwań uczestników konferencji. Dlatego, uwzględniając te czynniki, wydarzenie można zorganizować we wszelkiej maści pałacach, dworkach czy zamkach. W zależności od zasobności budżetu i, jaki możemy przeznaczyć na konferencję oraz długości trwania przedsięwzięcia, można wybrać luksusowy hotel, który oprócz sal konferencyjnych, posiada w swojej ofercie szereg innych atrakcji. Może to okazać się magnesem, który zagwarantuje nam odpowiednią frekwencję lub obecność gości, na których najbardziej nam zależy. W przypadku skromniejszych środków i jednocześnie potrzeby zagwarantowania noclegu, świetnym rozwiązaniem jest pensjonat. Te w większości posiadają już podstawowe zaplecze do organizacji konferencji, a jednocześnie wypadają atrakcyjne pod kątem finansowym. Kolejnym typem obiektów są ośrodki szkoleniowo-wypoczynkowe i szkoleniowo-konferencyjne, które najczęściej sprawdzają się w organizowaniu konferencji. Zostały bowiem stworzone specjalnie w tym celu, dlatego warto głównie na nich skupić swoją uwagę.

Organizując takie wydarzenie, należy pamiętać, że nigdy nie robimy tego sami, jednoosobowo. Trzeba zadbać o całą, skomplikowaną logistykę, w którą często zaangażowanych jest wiele osób. Znaczącym ułatwieniem może okazać się oferta obiektu, w którym zdecydowaliśmy się przeprowadzić konferencję. Może on np. zapewniać catering, hostessy czy specjalistyczny sprzęt, co odciąży nas od nawiązywania kontaktów i zawierania umów z kolejnymi podwykonawcami. Jest to jednocześnie oszczędność czasu, nerwów i najczęściej również pieniędzy przy zapewnieniu usług maksymalnej jakości.

Zwykło się mówić, że „diabeł tkwi w szczegółach”. Nie inaczej jest w przypadku organizacji konferencji. Zwłaszcza, jeśli mamy do czynienia ze skomplikowanym przedsięwzięciem. Wówczas nieodzowny okazuje się dobrze sporządzony scenariusz, o którym mowa na początku artykułu. Ważne, aby wszyscy współpracownicy i podwykonawcy również znali jego założenia. Dobrym pomysłem jest także stworzenie scenariuszu alternatywnych na wypadek niepowodzeń lub wydarzeń, które zakłócą zaplanowany przebieg wydarzeń. Pozwoli to uniknąć niepotrzebnego stresu, szybko i efektywnie zareagować na zaistniałą sytuację oraz uniknąć konsternacji wśród uczestników.

Stres, o którym tak często się wspomina przy okazji organizacji konferencji, jest nieodzownym elementem tego typu wydarzeń. Można, a nawet trzeba go jednak ograniczyć do minimum. W dniu spotkani obowiązkowo należy zachować spokój. Pomaga w tym bieżąca kontrola przebiegu kolejnych elementów planu – trzymanie ręki na pulsie. Gdy pojawią się nieoczekiwane sytuacje, bez skrępowania należy zwracać uwagę podwykonawcom i współpracownikom oraz prosić o pomoc ich i przedstawiciela obiektu, w którym odbywa się konferencja. Jeśli jednak wydarzy się coś ekstremalnego i stres weźmie górę, pod żadnym pozorem nie należy tego pokazywać gościom. Nawet wówczas, gdy nie uda nam się w porę zareagować i naprawić sytuacji. Należy z niej wyciągnąć wnioski przed organizacją kolejnego spotkania.

Aby odpowiednio się do takiego przygotować, niezbędna jest informacja zwrotna. Jej forma może być dowolna – ankieta czy rozmowa. Najważniejsze, by dotyczyła oceny części merytorycznej, organizacyjnej oraz lokalowej. Najprostszą informacją zwrotną jest liczba rzeczywistych uczestników konferencji w zestawieniu z zaproszonymi gośćmi. Dlatego zawsze zadbajmy o rejestrację osób pojawiających się na wydarzeniu, przy okazji której koniecznie należy przekazać materiały informacyjne. Warto podczas tego pierwszego kontaktu podarować również drobiazg – długopis lub smycz z naszym logo, pendrive z prezentacją naszej organizacji. Gwarantuje to tak ważne pozytywne pierwsze wrażenie.

Wymagania i oczekiwania, dotyczące organizacji konferencji, ulegają niezwykle dynamicznym zmianom, zarówno po stronie uczestników, jak i organizatorów. Dlatego ważnym jest, aby adekwatnie reagować na informację zwrotną z dotychczasowych spotkań, wyciągać wnioski z ich przebiegu, śledzi trendy w tej tematyce. Wówczas sukces organizacji wydarzenia jest niemal pewny, a ewentualne potknięcia, które w każdej branży zdarzają się nawet najlepszym, wpływa jedynie na udoskonalenie naszych kolejnych przedsięwzięć.